Pomemben sestanek povzroči stres, sproži nalet adrenalina in zahteva, da ste miselno ves čas na preži. Presoditi morate, s kom se sporazumevati in kdaj, brati telesne govorice sogovornikov in hrkati ostati osredotočeni na delo, znanja in vsebine, zaradi katerih ste pravzaprav prisotni. Nič čudnega, če vas izžamejo. Spletne konference vse skupaj dvignejo na novo raven. Navzlic, da to nima pravega smisla, so intenzivne ter fizično in psihično bolj utrudljive, sploh če jih ne vzamete z levo roko, ne počnete med potekom česa drugega in želite tvorno sodelovati. Obenem ti, ki jih sklicujejo, menijo, da ker ste doma in ne zapravljate časa za pot na mesto sestanka, lahko sodelujete v neštetih. Ni tako enostavno. Po treh ali štirih zaporednih boste imeli vsega dovolj in kolcalo se vam bo po časih, ko je sodelovanje še potekalo v sejnih sobah.

Človek ima odlično razvit čut vida, zato »slike« obdelujejo 60 tisočkrat hitreje kot besedila. Čeprav smo v tem torej dobri, je pogled na obraze sodelujočih v video konferenci na zaslonu računalnika nenaraven. Vidni korteks mora obdelati različna ozadja, se boriti z različno velikimi glavami, da raznolik v kakovosti videa ne omenjam. Dodatno težavo povzročajo zakasnitveni časi zaradi fizičnih razdalj med udeleženci. Razlogi, zakaj so videokonference utrudljive in z njimi ne bi smeli pretiravati. Odlična ideja je na primer, da je petek dan brez njih. Ko pa jih že imamo, je smiselno upoštevati nasvete za optimalnejši vizualni del komunikacije. Kaj lahko storite, da izboljšate zvok, sem namreč že nanizal.  

Kaj vam je storiti?

Da bi »možganom« kolikor je le mogoče olajšali delo, naj imajo vsi udeleženci enako navidezno ozadje. Najboljša je prazna bela stena oziroma drugo primerno iz nabora mogočih. Če je lahko poljubno, uporabite fotografijo sejne sobe ali drugega kotička poslovnega prostora, ki so ga zaposleni vajeni in se v njem dobro počutijo. Na ozadje vplivate sami, kajpada po dogovoru z drugimi. Nobenega smisla namreč ni, celo moteče je, da ste pred belo steno, ko šaljivec sebe prestavi na rajsko plažo samotnega otoka.

Druga stvar je prikaz udeležencev. Zaslonski mozaik bo dal najbolj celovit pogled na dogajanja, vendar hkrati onemogočil branje neverbalne komunikacije, ki jo oddaja govornik. Primerno je, da je ta prikazan na osrednji (največji) površini, vendar je samodejnost tega pogojena z disciplino ostalih. Najmanj moteče je, če nekdo kihne in se njegov video za trenutek pokaže kot osrednji. Zato je bolje, če ročno prilagajate, kdo je na osrednjem zaslonu – koga boste nanj pripeli. Govornika ali morda nekoga drugega, katerega telesne odzive želite spremljati.

Kaj storiti, da bo omrežje Wi-Fi delovalo kot iz puške, sem zbral v članku za portal Vse bo v redu, zavarovalnice Triglav.

Kakovost video toka do drugih je sorazmerna s kakovostjo kamere, hitrostjo internetnega priključka (pod 10 Mb/s ne priporočam) in stanjem domačega (običajno) brezžičnega omrežja. Oboje mora biti čim hitrejše in prepustno. Kamera naj bo vsaj polne visoke razločljivosti (1080p) in naj ima svetlobno močan objektiv, kar se največkrat kaže v velikosti. Večja je luknja, več svetlobe pade na tipalo in boljša je slika. Nejasen zrnat video, kot posledica slabih svetlobnih razmer, bo zmotil učinkovitost konference, zato ni odveč, da poskrbite še za dobro razsvetljavo v prostoru. Dobro pa morate videti tudi vi. Monitor naj bo čim večji in čim boljše ločljivosti – recimo od qHD naprej. Tako bo slika soudeležencev konference v manjših oknih ostra in dobro čitljiva tudi v primeru mozaičnega prikaza.

Vedno upoštevajte zamude

Zakasnitveni časi so nekaj, na kar se boste morali privaditi in jih upoštevati. Odvisni so od fizične razdalje in niso tako dolgi, kot bi sedeli na Marsu, vendar več kot 50 ms, če je sogovornik v Evropi in več kot 100 ms, če je na drugem koncu sveta, lahko povzroči, da govorite eden čez drugega ali zamudite pomembno misel. Rešitev je aktivno sodelovanj, opazovanje, prilagajanje in pravila lepega obnašanja (bonton). Počakate nekaj trenutkov, ko mislite, da je sogovornik prenehal govoriti, da se o tem prepričate, predno vskočite. Mikrofon imejte prižgan le, ko govorite, ostali čas naj bo utišan. Ne skakajte v razpravo kar tako, prej vljudno dvignite pravo ali digitalno (funkcija storitve) roko ali v sporočilni sistem zapišite vprašaje oziroma temo, ki bi jo radi odprli. Najbolje je še, da sestanek nekdo vodi, vam da besedo, ko prosite zanjo, kajti drugače zna iti po poti anarhije v kaos.

Razmislite, kako boste pozirali

Položaj kamere ni nič manj pomemben kot njena kakovost. Ni treba veliko slepomišiti – naj bo v višini oči. Prenosnik zato postavite na stojalo ali škatlo za čevlje. Ena največkrat zadošča. Neposredni pogled v kamero namreč omogoča očesni stik, izredno pomemben za pristno komunikacijo. Zdaj lahko prilagodite oddaljenost do kamere tako, da kamera vidi celo glavo, ne le delček in da ta ali pa doprsje pokrije večino pogleda, tako da je ozadje, kakršno koli že je, čim manj.

S tem postane jasno, da kamera v tipkovnici, kot jo imajo nekateri prenosniki, ni najbolj primerna. Zaradi pogleda od spodaj navzgor je težko vzdrževati očesni stik, medtem ko spremljate dogajanje na zaslonu in verjemite, da nosne kocine prav nikogar ne zanimajo. Iz enakega razloga samostojne spletne kamere ali pametnega telefona v njeni vlogi ne postavite, da vas snema od strani. Razen Helene Blagne vi iz profila niste nič lepši!

Naslovna fotografija: DepositPhotos

The post NEDELJSKI NASVET: Kako se izogniti utrujenosti zaradi sodelovanja v video konferencah? appeared first on Tehnozvezdje.