V sodobnem poslovnem okolju je težko govoriti o zaključku informacijsko telekomunikacijskega projekta, saj hitre spremembe zahtevajo stalno prilagajanje. A če že govorimo o začetku in koncu, potem sta za uspešnost pozitivnega izida pomembni poslovna kultura in kemija med vpletenimi. Človek je torej še vedno najpomembnejši dejavnik!
Smo v času digitalne preobrazbe. To je zagotovo najpogostejša besedna zveza v mnogih panogah, saj vsi poudarjamo njen pomen. A kaj sploh pomeni? Preprosto rečeno integracijo digitalne tehnologije v izdelke, procese in celo v strategijo podjetja ter način spreminjanja razmišljanja vseh vpletenih. Vodstva, zaposlenih, poslovnih partnerjev in strank. Ker so spremembe neizbežne, bomo priča še večjemu pričakovanju: od projektov prenov informacijskih sistemov, integracij sodobnih rešitev v obstoječe poslovne sisteme, do prenove podpore poslovnim procesom in podobnega.
Tehnologije vse bolj zahtevne
Informacijske in komunikacijske tehnologije so temelj sodobnega poslovanja in pomembna prednost, ki jo ima podjetje v primerjavi s konkurenco. Ker pa se tehnologija izredno hitro razvija in obenem postaja dostopnih vse več sofisticiranih storitev, kot so na primer algoritmi umetne inteligence, »projekta« ne moremo več končati in ga pustiti pri miru, dokler ne dozori čas za nov večji poseg. No, lahko ga končamo in pustimo, ampak to ne bi bilo pametno. Poslovne funkcije postajajo vse bolj »žive« in zato podvržene stalnim spremembam. To je bilo tudi sporočilo poslovnega srečanja podjetja Infinum.
Zaradi obsega in zahtevnosti digitalnih tehnologij so tovrstni projekti ponavadi veliki in zapleteni ter jih podjetje skoraj nikoli ne more izvesti samo z lastnimi kadri. Zaupanja vredni zunanji izvajalci so nujni, kar večkrat prinese težave povezane z organizacijo dela. Tudi zaradi tega nanje gledamo z določeno mero strahospoštovanja in se sprašujemo, ali bo projekt zaključen v predvidenih rokih. Morebiti se s tem celo preveč ukvarjamo. Časovnica je gotovo pomembna, vendar ne na račun uspešnosti, ki bi morala biti glavno merilo. V to je prepričan Goran Golubović, profesor, strokovnjak za bančništvo in informacijske tehnologije ter pomočnik uprave (CIO) Deželne banke Slovenije. V svoji karieri je sodeloval pri veliko projektih, ki jih je uspešno zaključil v štirih petinah primerov. Na informatiko ima svojevrsten pogled. Zanj informatika ni alfa in omega vsega, temveč predvsem partnerska in podporna storitev poslovnem delu podjetja. Meja med informatiko in poslovnim delom iz leta v leto vse bolj izginja in strategija informacijske tehnologije postaja v modernih podjetnih integralni del poslovne strategije.
Zakaj prihaja do zamud?
Razlogov, da projekti zamujajo, je veliko, a po drugi strani se morajo udeleženci najprej vprašati, kaj jim je pomembneje: zaključiti projekt v zastavljenih rokih, ne glede na vse, ali poskrbeti, da bo projekt uspešno zaključen? Eden najpogostejših razlogov zamud je dolgotrajnost projektov. Tisti najbolj zahtevni, maratonski projekti, trajajo več let, nekateri celo od tri do pet in več let, kar je v razmerah hitrega napredka tehnologij predolgo. Nihče ne ve, kaj vse bo na voljo že prihodnje leto, prihodnji mesec, kaj šele leta kasneje. Zaradi tega moramo na projekt gledati kot na živo stvar, na nekaj, kar se lahko spreminja in razvija skupaj s podjetjem in globalnim okoljem. Konstantne spremembe so pogosto eden od razlogov, zakaj izvedbe projektov zamujajo.
»Zaradi izredno hitrega tehnološkega razvoja raje ne bi podpisal projekta, ki bo trajal več kot eno leto, ker se pri daljših rokih naročnik in izvajalec srečata z izzivom, da sploh ne moreta zagotovo predvideti, kaj se bo v tem času v tehnološkem in globalnem ekonomsko-političnem okolju spremenilo,« je bil jasen Golubović.
Zakaj torej roki, če je že na začetku jasno, da bodo najmanj težko ulovljivi, če ne zamujeni? S stališča vodenja projekta bi bilo najbolje, če bi uprava rekla: »Tukaj imate denar, da naredite z njim v doglednem času največ, kolikor je mogoče, v smeri zastavljenega cilja«. To seveda ne gre. Uprave potrebujejo roke, da tudi z njimi upravičijo stroške. Temu je treba dodati še zgrešeno prepričanje, da so roki na projektu izvedljivi, izključno na podlagi izkušenj iz preteklih podobnih projektov. V današnjem dinamičnem okolju se ne moremo več zanesti na pretekle izkušnje, kot dovolj dobro osnovo za bodoče odločitve.
Pogoj uspeha je odlično sodelovanje ekip
Podjetja pogosto zastavijo projekt preširoko, zaradi česar ga je težko obvladati. Izvršna direktorica podjetja Infinum Tamara Lah Momčilović je glede tega prepričana, da je v takšnih primerih najbolje oblikovati skupno ekipo, ki se loti gradnje projekta: »Cilji so potem lažje določljivi, izvedljivi in zato ni zamud, oziroma so te manjše.« Sicer je za uspešen zaključek projekta daleč najpomembnejša sorodna kultura in odlična komunikacija med vpletenimi. Daleč najpomembnejši element uspešnosti je človeški dejavnik, kjer se iščejo predvsem preglednost, poštenost in pozitivni pristop. Pomembna je tudi komunikacija od spodaj navzgor. Zaposleni v podjetju, ki bodo uporabljali rešitev, naj imamo možnost, da izrazijo svoje mnenje. Brez odličnih posameznikov in sodelovanja med njimi ne gre. Golubović je bil glede tega še bolj jasen: »V Deželni banki Slovenija ne iščemo industrijskih rešitev velikih tujih podjetij, čeprav jih tudi ne izključujemo, osredotočamo se na zanesljive partnerje z zanesljivimi ljudmi, za katere vemo, da lahko dosežejo zastavljene in ambiciozne cilje.«
Zaradi kompleksnosti nekaterih projektov skoraj ni več mogoče, da ga vodi en sam človek, ki je obenem v podjetju še direktor določenega področja. Takšni projekti zahtevajo cel kup kompetentnih ljudi, saj morajo organizirati komunikacijo, reševati nastale težave, se pogovarjati s končnimi uporabniki, pripraviti izobraževanja in pospešiti delo na projektu, če ugotovijo, da poteka prepočasi. Pri obsežnih projektih, ki trajajo dlje, je dobra taktika postopen razvoj oziroma razvoj po korakih. Ekipa uskladi korake in jih razdeli na več krajših rokov, ki jih potem dodaja v produkcijo in spremlja odziv uporabnikov. Na ta način postopoma gradimo projekt in sproti dobimo določene koristi iz delne implementacije, namesto, da bi ga že na začetku zastavili »megalomansko« in čakali na obljubljeni datum produkcije in “veliki” prehod v produkcijo z vsem naenkrat.
»Pomembno je, da je jasno definirana individualna odgovornost vseh vpletenih v projekt. Delo zato poteka hitreje in bolje,« je še dejal Goran Golubović.
Pri izvedbi projektov je pomembno, da smo prilagodljivi, vendar ne gremo iz ene skrajnosti v drugo. Če uprava med izvedbo zahteva spremembo projekta, spremeni cilje ali želi kako drugače vplivati nanj, tega ni pametno storiti brez temeljitega razmisleka in ugotovitve posledic. V primeru, da se kljub vsemu odločite za spremembe, je treba projekt revidirati in prilagoditi, določiti nove roke in spremeniti vse tisto, kar sprememba projekta v fazi izvedbe zahteva. Čeprav včasih to lahko pomeni, da ga zastavite na novo.
Na poslovnem srečanju smo povzeli predvsem pomembnost prilagajanja trgu in konstantnim digitalnim spremembam. Udeleženci so se strinjali tudi o pomembnosti zunanjih izvajalcev, zastavljanju krajših in bolj realnih rokov naročnikov in naglasili iskreno komunikacijo ter timski duh kot ključne faktorje za uspešno realizacijo projektov.
Fotografije Depositphotos
Brez komentarjev